Kommunalarchive der Stadt Nortorf und des Amtes Nortorf-Land
Bildung eines Archivs des Amtes Nortorfer Land
Bereits seit dem 12. August 1992 hat Schleswig-Holstein ein eigenes Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts in Schleswig-Holstein (Landesarchivgesetz - LArchG-). Die für die kommunalen Archive darin enthaltenen Vorschriften sind jedoch zunächst hinsichtlich ihres Rechtskrafteintritts aus Kostengründen hinausgeschoben worden, sind aber seit dem 1.1.2000 verbindlich.
Den Kreisen, Gemeinden, Ämtern und Zweckverbänden wird mit dem Landesarchivgesetz auferlegt, ihr Archivgut sachgerecht zu erhalten, zu verwalten und der Öffentlichkeit unter Berücksichtigung der rechtlichen Erfordernisse des Persönlichkeits- und Datenschutzrechts zugänglich zu machen. Es handelt sich dabei um eine pflichtige Selbstverwaltungsaufgabe, die gem. § 2 Abs. 1 letzter Satz des Landesarchivgesetzes von den Kommunen eigenverantwortlich wahrgenommen werden muss (andere pflichtige Selbstverwaltungsaufgaben sind z. B. Schulen, Kindertagesstätten, Gemeindestraßen, Brandschutz, Abwasserbeseitigung).
Aufgaben des Archivs
Öffentliche Archive dienen der Forschung und Bildung, der Verwaltung und Rechtssicherung und ermöglichen die Auseinandersetzung mit Geschichte, Kultur und Politik. Sie schützen das öffentliche Archivgut gegen Vernichtung und Zersplitterung und sind der Öffentlichkeit für die Nutzung zugänglich. Sie bilden das öffentliche Gedächtnis eines Landes ( § 1 LArchG).
Zu diesem Zweck werden Akten, Urkunden, Karten, Pläne, Karteien, Bild-, Film- und Tonmaterial gesammelt und über deren Archivwürdigkeit entschieden.
Archivformen
Gem. § 15 Abs. 1 LArchG stehen den Kommunen zur Erfüllung dieser Aufgabe verschiedene Alternativen offen:.
- Einrichtung und Unterhaltung eines eigenen Archivs.
Ein eigenes Archiv muss den archivfachlichen Anforderungen an Personal, Räume und Sachausstattung genügen. Eigene Archive müssen durch geeignete organisatorische und personelle Maßnahmen die ordnungs- und sachgemäße Aufbewahrung und Benutzbarkeit ihres Archivgutes sowie dessen Schutz vor unbefugter Nutzung, Beschädigung oder Vernichtung sicherstellen. Die Einrichtung und Unterhaltung eines eigenen Archivs bietet sich an, wenn umfangreiche historische Bestände und eine Einwohnerzahl vorhanden ist, die einen hohen Aktenausstoß erwarten lässt. - Schaffung von Gemeinschaftsarchiven mit anderen Körperschaften oder Beteiligung an bereits bestehenden Archivgemeinschaften.
Für die Einrichtung von kommunalen Kooperationen sind verschiedene Modelle denkbar:
a) Archivgemeinschaften: Mehrere Archive verschiedener Kommunen werden zusammen von demselben Personal betreut. Es handelt sich um eine reine personelle Kooperation. Die Räumlichkeiten bleiben getrennt. Die Zusammenarbeit geschieht durch den Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung. Die Vertragspartner können selbständig und mit eigenen Finanzmitteln über die Arbeit in ihren eigenen örtlichen Archiven entscheiden. Die Archivfachkräfte würden dann von den Beteiligten gemeinsam finanziert. Der Archivar würde Arbeitsaufzeichnungen führen, die Grundlage für die Abrechnung der Personalkosten sind. In Schleswig-Holstein gibt es eine Archivgemeinschaft in Schwarzenbek, der die Städte Schwarzenbek, Geesthacht und Lauenburg sowie die Gemeinde Wentorf und das Amt Büchen angehören.
b) Gemeinschaftsarchive: Zwei oder mehr kommunale Körperschaften können räumlich ein Archiv unterhalten, dessen Personal- und Sachkosten gemeinsam finanziert werden. Das Archivgut wird zusammen, aber getrennt voneinander verwahrt. Diese Konstellation hat den Vorteil, dass die Infrastruktur des Archivs (Lesegeräte, Reproanlagen, Kopiergerät) nur einmal angeschafft werden muss. Allerdings ist eine klare Trennung der Arbeit des Archivars auch nicht möglich, so dass die Kosten nicht genau aufgeteilt werden können. Ein Gemeinschaftsarchiv besteht z. B. beim Kreis Steinburg gemeinsam mit der Stadt Itzehoe. - Übergabe des Archivgutes an das Landesarchiv oder - sofern vorhanden - an das Kreisarchiv gegen Kostenbeteiligung.
Die Möglichkeit der Abgabe des Archivgutes an ein Kreisarchiv scheidet bei uns aus, weil der Kreis Rendsburg-Eckernförde kein eigenes Archiv besitzt. Es bliebe letztlich die Abgabe des Materials an das Landesarchiv. Dies würde auch im Rahmen eines öffentlich-rechtlichen Vertrages geschehen. Das Landesarchiv ist zur Übernahme nicht verpflichtet.
Grundsatzentscheidung des Amtes
Der Amtsausschuss hat sich in seiner Sitzung am 9. September 1999 sehr ausführlich mit der Frage der Umsetzung der Vorgaben des Landesarchivs für den Bereich des Amtes befasst und sich dabei insbesondere auch mit den unterschiedlichen möglichen Lösungsansätzen auseinandergesetzt.
Für die Einrichtung eines eigenen Archivs sprach die Nähe der Einrichtung zum Bürger und zu der Stelle (nämlich der Verwaltung), die hauptsächlich die Akten produziert bzw. mit den Archivunterlagen umgehen muss. Das Archivmaterial kann von den Bürgern und anderen Interessierten bequem vor Ort eingesehen werden. Zu beachten waren allerdings die Folgekosten der erforderlichen personellen, räumlichen und sachlichen Ausstattung, die den vom Gesetzgeber vorgeschriebenen archivfachlichen Voraussetzungen entsprechen musste. Immerhin gelten hinsichtlich der Sicherung und Nutzung dieselben Grundsätze wie für staatliches Archivgut. Hinzu kommt, dass der Schutz vor unbefugter Nutzung , Beschädigung oder Vernichtung durch geeignete organisatorische und personelle Maßnahmen gewährleistet sein muss.
Bei der Einrichtung von Gemeinschaftsarchiven, so zeigte die Diskussion, werden die Vorteile der räumlichen Nähe ebenfalls geboten, sind allerdings mit dem Nachteil verknüpft, die Zeitanteile ggf. nicht genau ermitteln zu können. Zeitaufwendige Sonderaufgaben gehen zu Lasten der jeweils anderen Beteiligten bzw. können nicht ausgeführt werden, weil die übrigen Beteiligten aufgrund eigener Vorstellungen mit dem Projekt der Partnerkommune nicht einverstanden sind. Eine klare Trennung ist schwer möglich. Außerdem stellt sich die Frage (wenn den Vertragspartner gefunden werden ), an welcher Stelle dieses Archiv eingerichtet werden soll. In unserem Hause sind keine räumlichen Kapazitäten vorhanden, um Akten von anderen Verwaltungen aufzunehmen. Wünschenswert wäre es andererseits auch nicht, unsere Akten an einen anderen Ort zu verbringen.
Am ehesten in Frage kommen würde als Alternative zum eigenen Archiv eine Archivgemeinschaft, in der alle Beteiligten ihre Archive in den eigenen Räumlichkeiten errichten und die Personalkosten anteilig nach Zeitaufwand getragen werden. Die Archivalien bleiben durch die dezentrale Unterbringung im direkten Zugriff. Es besteht aber die Gefahr der Zersplitterung der Tätigkeit des Archivars und der Zeitverlust durch Fahrten zwischen den Vertragspartnern.
Die Abgabe der Archivunterlagen an das Landesarchiv bringt durch die räumliche Entfernung eine umständliche, mühsame, zeit- und kostenaufwendige Nutzung durch interessierte Bürger mit sich und stellt die schlechteste Alternative dar.
Nach ausgiebiger Erörterung der verschiedenen Lösungsansätze hat sich der Amtsausschuss dazu entschieden, in Umsetzung des Schleswig-Holsteinischen Landesarchivgesetzes zum 1. Januar 2000 für das Amt ein eigenes Archiv einzurichten. Dazu wurde im Stellenplan 2000 eine Teilzeitstelle mit 20 Wochenstunden für die Beschäftigung einer geeigneten Archivfachkraft eingerichtet.
Einrichtung des Amtsarchivs
Um das Amtsarchiv angemessen einrichten zu können, hat sich das Amt mit der Stadt Nortorf verständigt, die bisher als Hausverwalterwohnung genutzten Räumlichkeiten im Untergeschoss zu Büroräumen umzubauen. Seit dem 1. August 2000 führte Herr Hartmut Hildebrandt als ausgewiesene Archivfachkraft im Teilzeitmitarbeiterverhältnis das Amtsarchiv in den inzwischen umgebauten und hergerichteten Räumlichkeiten. Das Schwergewicht seiner Aktivitäten lag in der ersten Zeit natürlich in dem eigentlichen Aufbau des Amtsarchivs. Für den Betrieb des Amtsarchivs ist vom Amt eine Satzung erlassen worden. Infolge einer kurzen, schweren Krankheit verstarb Herr Hildebrandt leider am 20. Mai 2003. Als Ergebnis einer öffentlichen Stellenausschreibung wurde seiner Ehefrau, Frau Hildebrandt, wie ihr verstorbener Mann eine ausgewiesene Fachkraft, diese Aufgabe ab 1. Oktober 2003 übertragen.
Ein Blick in die Zukunft
Wenn die Aufbauphase des Kommunalarchivs des Amtes Nortorfer Land abgeschlossen oder jedenfalls weiter vorangeschritten ist, werden Sie im Rahmen dieser Homepage zumindest auch „eigene“ Webseiten des Amtsarchivs finden. Geplant ist hier die Veröffentlichung eines "Findbuches".